La habilidad para transformar los datos en información y ésta en conocimiento, de manera que se puedan optimizar los procesos para las tomas de decisiones en un negocio, es la base de la BI o Business Intelligence. Analizar los datos para tomar acciones estratégicas y transformarlos en información de interés sin duda ofrece un impacto positivo que ayuda a generar mejoras continuas en todos los sentidos.
Ahora bien, ante esta premisa, es importante cuestionarse sobre si a estos datos se les está sacando todo el provecho; es decir, si solo se están mostrando, o además se están comunicando de forma efectiva para obtener realmente los beneficios que estamos esperando: es aquí donde el Storytelling juega un papel fundamental.
¿Nos hemos dado cuenta de este error en el que muchas veces caen tantas y tantas compañías? Tenemos las herramientas para obtener la información y sus indicadores, y la estrategia para “exprimir” los datos está presente, pero, ¿sabemos impactar y comunicar a la audiencia con los resultados? Obtener la información es relevante, pero no transmitirla adecuadamente es como perderse a mitad de camino y hacer solo una parte del trabajo.
Casi en la totalidad de los proyectos de BI se trabaja con componentes visuales como gráficos y tablas para que los analistas exploren los datos y sean capaces de medirlos, pero, estas simples colecciones de visualizaciones, que no pueden ser interpretadas por audiencias que no están entrenadas, requieren, indudablemente de una mejor explicación e interpretación. ¿Cómo podemos mejorar entonces las herramientas de análisis del BI incluyendo capacidades narrativas? El llamado data Storytelling o la narración de historias con datos, es ahora mismo, una competencia clave en la era del big data.
¿Contar historias realmente funciona?
Esto no es algo nuevo. Generar emoción a través de la comunicación de algo interesante o significativo siempre convence; inspirar y conmover a las personas es generar confianza y llevarlas a la acción. Por tanto, la narración de estos datos complejos generados por la BI va mucho más allá de lo que ven quienes los manejan y que ya para ellos son algo obvio y cotidiano. El Storytelling ayuda entonces, a cerrar la brecha con la audiencia y a guiarla hacia la lógica analítica. Lo que se traduce en que este cambio en la industria que estamos viendo a diario, consiste además en no necesitar solo de un experto en análisis, sino también en escritura creativa con una habilidad analítica que ayude a generar un impacto dentro de la organización.
Podemos citar entonces las ventajas del Storytelling en un proyecto de Business Intelligence como:
- Da sentido a los datos: permite interpretar la información de manera que la información sea más significativa e interesante.
- Es clave en la compresión y entendimiento: Una vía eficaz para que las personas entiendan los datos y su importancia, es sin duda contando una historia. Si no hay una comprensión previa, no existirá un cambio notable en la toma de decisión o alguna acción significativa, no importa lo crucial que sea el análisis.
- Genera confianza: las historias que incorporan datos y análisis son siempre más convincentes. Involucrar a personas reales junto con datos y análisis produce mayor confianza que un simple gráfico o números que no tienen comprensibilidad.
- Otorga simplicidad: al encajar las historias y obtener una mejor comprensión se consigue una representación más abreviada del análisis de datos y se simplifica la información, reduciendo, además, el tiempo de exposición.
Lo que todo proyecto de narración de datos requiere
Las capacidades de narración de historias en el BI deben cumplir algunos requerimientos básicos, mayormente por Microsoft Power BI, que es la herramienta bandera de este tipo de proyectos:
- Transición: No son las mismas herramientas, las de análisis para explorar datos y crear visualizaciones, que las de creación de narraciones, por lo que, los creadores deben garantizar la transición de sus análisis y metadatos asociados al entorno de la narración de una forma fluida e integrada. Microsoft Power BI facilita esa fluidez y minimiza el tiempo requerido.
- Herramientas integradas: Unificar las herramientas de todos los materiales en la creación de una historia es vital. Tanto los informes, como las visualizaciones y las formas para indicar la estructura de la historia y su presentación en secuencia incluyendo audio y texto.
- Aportes visuales para las narrativas: los creadores agregan expresiones de enfoque en las cuales puedan dibujar datos de visualización específicos. Resaltar, colorear, anotar, con una personalización completa de cada herramienta. Con Microsoft Power BI esto es posible.
- Interacción: las visualizaciones en narraciones compartidas no siempre son interactivas, si se leen fuera de la organización; pero una herramienta para contar historias debería ser interactiva aunque la forma en la cual los lectores interactúen con estos datos deba estar limitada. Microsoft Power BI incorpora herramientas de control y seguridad que le brinda flexibilidad.
- Plantillas adecuadas: Para las narraciones de BI con su estructura específica.
- Reutilización: es importante poder reutilizar la estructura de las historias dentro de la herramienta, como dato para historias similares o base en su proceso evolutivo y de desarrollo. Microsoft Power BI crea plantillas que son reutilizables para tal fin.
- Representación fija: los analistas obtienen una visión general de la historia mediante una representación fija o estática que puede ser explorada a su propio ritmo, reproduciéndose de forma manejable y guiada en la cual estos puedan seguir sus propias rutas de análisis para llegar a sus conclusiones.
Para los expertos, la combinación ideal es que tanto los Data Scientist y los Data Story hagan un trabajo conjunto y vayan de la mano. Crear una historia con datos, o una narrativa de proceso es una pieza fundamental para ayudar a la toma de decisiones porque permite una rápida compresión de la información y funciona como la mejor vía para actuar con rapidez, identificar problemas y desarrollar tendencias.
